メールをGoogle WorkspaceからMicrosoft365 Business Basicに引っ越した話(3)

 残りの2つですが、やること自体は大したことではありません。ただ、1つ目については細かいところではまってしまったのでメモだけ残します。

Microsoft365に移行したメールを(Google Workspaceではない)Gmailで見たい

Gmailを使っていたときにラベルを使っていました。Outlook系のメールもラベル(分類)はあるものの、どちらかというとフォルダによる管理をする仕組みです。

Outlookアプリ(Android)は分類表示ができないため、自分にとっては使いづらかったこともありメールの管理をGmailに一本化したいと考えていました。

Gmailにはgmailifyという機能がありますが、Outlookメールでは使えるのにMicrosoft365では利用できませんでした。そんなわけで様々なサイトを参考に以下のように対処しました

• Microsoft365側からgmailにメールを自動転送する設定を入れる
• Gmailからのメール送信はSMTP authでMicrosoft365のサーバーを使えるようにする

メール自体はMicrosoft365側にも残しつつ転送する形にしました。不要であれば単順に転送して365では保存しないのもありだと思います。

なお、自動転送にあたっては注意が必要です。以下のサイトが参考になりました。

• メール転送を構成する - Microsoft365 admin | Microsoft Docs
  
• Exchange Online でのメールの自動転送について知っておくべきこと
  

特に2つ目は重要だと思います。しっかり転送するためには欠かせない対応かと。
(この設定だったかで、Powershellでのコマンドも叩いた記憶があるのですが、思い出せず。。。思い出したら書きます)

また、Microsoft365のSMTP authは(Gmailから使おうとすると)厄介な問題があり、サイトに掲載されているSMTPサーバではうまく行かず「outlook-japan.office365.com」をサーバーとして設定しています。

参考：gmail / office365 > smtp設定が失敗する > サーバ名を outlook-japan.office365.com にする

(Google Workspaceではない)Gmailに他のメール(Outlook.comやyahoo.co.jp)のメールも転送して一元的に確認したい

こちらは極めて単純で、他のメールアカウントからGmailに転送するだけです(受信にしか使っていないこともあり、単順に転送だけしかしてません)。

メールをGoogle WorkspaceからMicrosoft365 Business Basicに引っ越した話(2)

Microsoft365 Business Basicに引っ越した(というよりはGoogle Workspaceを離れた)理由は前に書いたとおりですが、引っ越すに当たり事前の準備が必要です。

とりあえず自分がやったことは以下でした

• 移行先の準備
  サブドメインでMicrosoft365を利用可能にしておく
  MXレコードもしっかり設定して、受信できるようにしましょう
  ガッツリ切り替えてしまう場合はこの対応は不要と思われる
• 転送設定を入れる
  Google Workspace側(切り替え元)からMicrosoft365にメール転送する設定を入れる
  
• データのコピー
  Google Workspace側にある古いメールデータをMicrosoft365側にコピー
  データのエクスポート/インポートができれば楽だったと思うのですが、365側はインポートができず、この方法は諦めました。。。
  両方のアカウント設定をOutlookアプリに入れて、フォルダ単位でコピーしました。。。IMAPでシコシコ動かしたので時間がかかりました(1GB程度のメールデータしかなかったのですが、それでも一晩かかりました)。
• MXレコードの切り替え(ここが一番怖い)
  古いデータのコピーが終わったら、Microsoft365側にメインのドメイン(私の場合はサブドメインがない「tanakano.net」)の追加を行い、MXレコード、SPF、DKIM設定、DMARC設定追加、仕上げとしてGoogle Workspace側のMXレコード、SPF、DKIM設定等を削除すれば完了です
• Gmailの無効化
  最後にダメ押しでGoogle Workspace側のメール(Gmail)をデータエクスポートツールで出力しました。データエクスポートが完了するとメールが届くのですが、ちゃんとMXレコードを見てくれているようでMicrosoft365側に届きました。これは意外でした。
  エクスポートしたデータのダウンロードが完了したら、管理者画面からGmailを無効化しました。

引越し作業だけを切り取るとこれで終わりですが、私の場合は以下のこともやりたかったため、追加での対応が必要でした

• Microsoft365に移行したメールを(Google Workspaceではない)Gmailで見たい
• (Google Workspaceではない)Gmailに他のメール(Outlook.comやyahoo.co.jp)のメールも転送して一元的に確認したい

2つ目は今回の件とは直接関係ないのですが、スマホにはGmailアプリ以外のメールアプリを入れておらず、確認するのが手間だったので一緒に対応することとしました。

これらについては次回以降書きます。

メールをGoogle WorkspaceからMicrosoft365 Business Basicに引っ越した話(1)

本ブログの「tanakano.net」ドメインのメールはこれまでGoogle Workspace(使っていた当初はGmail for your domainだったと思う)で使っていたのですが、無料化が終了となり引っ越し先を探すか、お金を払ってGoogle Workspaceに残留するか考えていました。

当初はGoogle Workspaceに残留するつもりで進めていたのですが

• Discoverが使えない(これは改善されたらしいが、切り替え当初は使えなかった)
• ファミリーリンクの親になれない(今は知らないが、もう調べていない)

といった問題があり、結局「Microsoft365 Business Basic」に引っ越すこととしました。(GMOの株主優待でこの利用料を賄っているため、料金発生せずに利用できたということが大きかったです)

何も考えずやるのであれば

• Microsoft365側でアカウント作成などの受入準備をする
• MXレコードの書き換え ＋ SPF/DKIM辺りの設定追加
  ※Google WorkspaceのMXレコードを消して、Microsoft365の設定を入れる
• Google Workspaceにあるメール、連絡先等のデータを365に移す

でいいと思います。
ただ、個人的にはWebメールで利用することが多く、できればGmailのUIで今後も利用したいと思っていたため

• 他の(Gmailの)メールアドレスにメールを転送する
• Gmail(のweb)から保持しているドメインのメールアドレスで送信できるようにする

等の処理が必要となり、完了までにそこそこ時間がかかってしまいました。
Gmailfyでできると思ったのですが、対応してなかったのです…

他にも躓いた点があったので、今後書いていきたい思います。
(ググればだれもがたどり着く問題点ですが、送信メールサーバー問題と、転送設定で見事にハマりました。。。)